中国健康促进基金会

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2020年3月3日,总务部召开了第二次电话办公会议,每位员工按照2月8日徐副理事长兼秘书长的五点要求及2月14日总务部电话办公会议上制订的全年工作计划及每月工作目标,逐项进行了对照落实,对1月份、2月份的工作进行了梳理和总结,明确一步工作任务。

一、办公室完成的工作

(一)后勤保障

1.收集、统计秘书处人员离京、返京动态及身体状况,制作小程序及时跟踪、了解情况。

2.紧急采购一批口罩、消毒液等防护设备,分发给部分急需人员。

3.为加强复工后办公区域安全,沟通定制了ID门禁卡及工作人员工作证。

4.对会议室和机房设备、饮水机、办公电脑、绿植进行了检查,确保复工后正常使用。

5.对档案、耗材、固定资产进行了整理清点。

6.及时与大厦物业进行沟通,了解大厦防疫动态。

7.为项目执行单位的协议和支持文件盖章,确保后续工作顺利进行。

8.基金会2019年大事记的整理修改。

(二)行政管理

1.拟制了秘书处人员2020年度电子版人事合同书。

2.起草发布了《关于加强疫情期间个人防护的通知》《中国健康促进基金会关于暂不集中办公的通知》等文件。

3.按照民政部慈善社工司要求,自2月10日起,每周一下午通过微信小程序上报《疫情防控捐赠款物收支汇总表》,并报告了2018年度工作报告在社会组织管理局网站公开情况。

4.按照民政部社会组织管理局登记处要求,以短信形式上报了我会办公场所租赁及专职工作人员人数等相关情况。

5.民政部慈善社工司对慈善组织信息公开工作相关要求,已与公益部沟通进行资料补充。

6.基金会logo专利注册,定期与代办单位对接人沟通,跟进后续工作。

二、财务部完成的工作

1.完成了2019年年度审计工作。

2.完成了2019年决算及2020年预算工作。

3.将2019年度212个项目的明细账和总账进行了重新核对、调整,确保财务信息化系统初始数据的准确性。

4.财务信息化系统从启动到现在运行基本畅通,为居家日常办公、及时处理业务工作起到了积极的作用,截止2月底已处理资金往来业务200余笔。同时在使用过程中不断总结、完善和改进50余项内容。

5.2月19日在基金会领导的指导下,在总务部和公益部的共同努力下完成了向新冠肺炎疫区捐款320万元,同时在新华网、新浪公益网、人民好医生网、健康报等媒体发表新闻报道。

6.为保证各项目执行资金按时支付,将银行原每日汇款额度500万元上调至1000万。

7.完成财务日常复核、记账、结账、月度报表、报税等工作。

8.对2019年账簿进行了整理装订。

9.按照丰台区统计局要求报送了水电使用情况。

三、3月份工作

1.按照年度工作计划提前做好准备工作,对照每人月工作目标做好工作安排并落实。

2.进一步完善财务信息化系统,以便更畅通运行。

3、第三届六次理事会议暂定2020年5月17日,做好筹划工作。

4.根据工作需要,必须到岗办公的人员,要互相沟通,按照工作流程、安排好时间,分别去单位。

5.疫情过后,大量工作会跟进,在家办公期间,工作不得懈怠,做好迎战准备。



                总 务 部


                二〇二〇年三月五日